メールの中には営業メールや不要なメールも多々あり、それらにいちいち目を通したり、削除したりするのは時間のムダです。
また、GmailはGoogleドライブの容量を使用するので、不要なメールを放置していると、Googleドライブを使いたいときに使用できない、といったことになりかねません。
そこでこの記事では、不要なGmialを自動的に削除する3つの方法を紹介します。
1. の方法が圧倒的に設定が簡単です。削除したメールは「迷惑メール」フォルダに入るので、確認したいメールがあっても安心です（「迷惑メール」のメールは、30日後に自動で削除される）。
2. の方法は、複数の送信者から送られてくるメールを一括で自動削除する設定をしたい人向けです。なお、指定したメールは「ゴミ箱」フォルダに入ります（「ゴミ箱」のメールは、30日後に自動で削除される）。
3. の方法は、すでにメールの自動振り分け機能を使用している人や、プログラミングの練習をしたい人向けです。
なお、いずれの場合でもPCでの操作を想定しています。
やり方①：不要なメールを個別にブロックする方法
1. 届いたメールの右上の『︙』メニューから「〇〇さんをブロックする」を選択します。
2. 「ブロック」を選択します。これで完了です。
（補足）「ブロックする」と「迷惑メールを報告」の違い
どちらの方法でも、「迷惑メール」フォルダに自動で移動するようになりますが、以下のような違いもあります。
- ブロック：指定したメールアドレスのみに対して有効
- 迷惑メールを報告：指定したアドレスに加え、類似のメールもブロックしてくれる（ただし、細かい設定はできない）
基本的には、必要なメールが予期せず「迷惑メール」に移動されないよう、「ブロック」を使用するのがおすすめです。
やり方②：不要なGmailを即座にゴミ箱に移動する方法
1. 右上の歯車マークをクリックし、出現した右のサイドバーの『すべての設定を表示』をクリックします。
2. 上部のメニューで『フィルタとブロック中のアドレス』を選択し、『新しいフィルタを作成』をクリックします。
3. 振り分けたいメールの条件を入力します。
多くの場合、メールアドレスで振り分けることになると思います。その場合、メールアドレスの「◯◯@△△」の△△の部分を『From』に入力すればOKです。
複数指定したい場合は、「OR」を使えば大丈夫です（半角スペースも必要です）。以下の画像では、GoogleとYouTubeから送られてくるメールを指定しています。
メールの指定ができたら、右下の『フィルタを作成』をクリックします。
4. 「削除する」にチェックを入れて、『フィルタを作成』をクリックします。
すでに届いているメールも含めて削除したい場合は、「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れます。
これで完了です。
やり方③：一定期間より昔のGmailを自動的にゴミ箱に移動する方法
仕組みとしては以下になります。
すでに自動振り分けの設定をしている人は、2. の「Google Apps Scriptで不要なメールを「ゴミ箱」に移動する」に飛んでください。
なお、ここで紹介するやり方は、自分で★を付けておいたメールは自動削除されません。なので、保存したいメールには★をつけておきましょう。
Gmailの自動振り分け設定のやり方
最初の方の不要なメールを振り分けるところは、やり方②と同じです。やり方②の3. までは同じなので、4. 以降のやり方を紹介します。
4. 「ラベルを付ける」にチェックを入れて、「ラベルを選択」をクリックします。
メニューの中で、『新しいラベル』、もしくはすでに作成しているラベルを選択します。
5. 「新しいラベル」を選択した場合は、ラベル名を入力します。
6. 「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」と「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にもチェックを入れて『フィルタを作成』をクリックします。
7. ラベルが追加され、自動振り分けが完了です。
この設定をしてからは、自動で指定したメールがラベルに振り分けられます。
Google Apps Scriptで不要なメールを「ゴミ箱」に移動
Googleスプレッドシートには、Excelのマクロのような機能がついており、それを利用します。
手順としては以下の2ステップです。
コードの追加
1. 新しくスプレッドシートを追加します。
2. スクリプトエディタの起動します。
「拡張機能」 -> 「Apps Script」を選択します。
3. 定期的に不要なメールを削除するためのコードを追加し、『Ctrl + S（Windows）』『command + S（Mac）』で保存します。
コードは以下です。コピペできます。
function expire7days() {
// 削除対象の期間
var day = 7;
// 削除対象のラベル名
var array = ["01.テスト"];
//ラベルを指定して削除したい場合は下記を使用
for (var i = 0; i < array.length;i++) {
var deleteLabel = array[i];
console.log(deleteLabel);
var threads = GmailApp.search('older_than:' + day + 'd -is:starred label:'+ deleteLabel);
for (var j = 0; j < threads.length; j++) {
threads[j].moveToTrash();
Utilities.sleep(500);
}
}
}トリガーの設定
最後に、自動で不要なメールが削除されるようにトリガーを設定します。ここでは毎日1回実行されるように設定しています。
1. 左のメニューの目覚ましのようなマークをクリックし、右下の『+ トリガーを追加』をクリックします。
2. 「実行する関数」と「実行されるタイミング」を指定して『保存』をクリックします。
イベントのソースは「時間主導型」、時間ベースのトリガーのタイプを選択は「日付ベースのタイマー」、時刻は任意の時間を指定してください（午前0~7時の間ぐらいに設定しておくと、出社前にコードが実行されます）。
3. ポップアップがブロックされた場合は、アドレスバーの右にあるカレンダーのようなアイコン（Google Chromeの場合）をクリックして、表示されたURLをクリックして開きます。
4. 自分のGoogleアカウントをクリックします。
5. 以下のような表示が出ますが問題ありません。左下の『詳細』をクリックします。
これは、Google Apps Scriptのコードを実行するためには承認が必要なため表示されます。エラーやおかしなページに飛ばされるということはありません。
6. 左下の『無題のプロジェクト（安全ではないページ）に移動』をクリックします。
なお、『安全ではないページ』と記載がありますが、こちらも特に問題はありません。
7. 右下の『許可』をクリックします。
8. トリガーが追加されます。
これで、あとは自動的にコードが実行され、不要なメールが削除されます。
最後に｜小さな時間の積み重ねが大きな意味を持つ
メールの自動削除で得られる時間は1日あたりでほんの数分~10数分ぐらいでしょう。
しかし、メールの確認は毎日やるという人がほとんど。積み重なっていくと意外と大きな時間となっていきます。
自動振り分けを使うことで不要なメールに目を通す必要がなくなるので、人によっては結構時間の節約になるかもしれません。
まずは小さなことからでも仕事を効率化していきましょう。